Implantar un ERP

I. LA PRIMERA DECISIÓ

El primer pas és, després d’adonar-se que l’empresa ha crescut tant que ja no tenim prou eines informàtiques per gestionar-la eficientment, escollir quin ERP serà el més adient per a les nostres necessitats i quina serà l’empresa responsable (partner) que podrà dur a terme la implantació més apropiada.

Arriba un punt en el que les aplicacions desenvolupades específicament per empreses d’informàtica que viuen dels programes a mida, toquen sostre.  Hi ha un límit.  El potencial d’aquestes eines no serà mai el que tenen les desenvolupades per grans empreses de software on hi treballen molts professionals que estan més preparats i tenen molts clients que els proporcionen un feedback molt valuós per a la seva optimització.

Hi ha processos informàtics que impliquen una complexitat que ja no és factible ni rentable si es dissenya de bo i de nou en un programa personalitzat.  Econòmicament es convertirà en un gota a gota infinit i no s’aconseguirà, gairebé amb tota seguretat, l’objectiu necessari.

En el sector alimentari, el sol fet d’haver de mantenir una traçabilitat integral del sistema, ja és un handicap massa elevat per abordar-lo sense un ERP (Enterprise resource planning).

Els avantatges d’un ERP són:

–  El suport constant d’una gran companyia que mantindrà l’eina actualitzada i en un temps relativament curt.

–  La possibilitat d’incorporar mòduls al paquet bàsic, fent que l’aplicació creixi al ritme de creixement de l’empresa.  És una eina adaptable

–  La no dependència en una única empresa consultora que gestioni el software.  La insatisfacció per la feina realitzada per un partner es pot resoldre canviant-lo sense que això sigui massa traumàtic

– Possibilitat d’enllaçar-hi aplicacions específiques desenvolupades per satisfer allò que l’ERP no resol per ell mateix.

Cal tenir present però, que la implantació d’un ERP suposa un esforç econòmic i humà molt important i que cal molta paciència.  Generalment, darrera el canvi a un software d’aquestes característiques hi ha una transformació important de molts llocs de treball de l’empresa.

Un fet que no es pot deixar de banda i que també causa cert trasbals és que un ERP és, habitualment, una eina adaptable en el millor dels casos i això significa que no és un programa fet a mida:  Veníem d’emmotllar un software al funcionament de l’empresa i anem cap a un canvi en els conceptes i sistemes de treball per adaptar-nos a una eina quasi perfecta que ens ajudi a fer les coses millor.  Hem de canviar la filosofia de treball igual que canvien els processos tecnològics per ser més competitius.  Podem ajustar el programa perquè encaixi en el sistema de treball però quants menys canvis s’hagin de realitzar millor.  Almenys, no s’ha d’anar amb la idea de voler canviar el programa sinó amb la de voler aprofitar tot allò que ofereix per exprimir-ne el seu potencial i buscar la manera de millorar els processos i llocs de treball amb les possibilitats que ofereix.

Al mercat existeixen molts ERP i alguns estan enfocats a sectors determinats.  Així, els més importants són:

– Microsoft AX, SAP,  JD Edwards, ABAS, Sage, Logic Control, OpenERP, GEinprodERP, etc.

Hi ha estudis que demostren, contràriament al que es pugui pensar, que els ERP són softwares que són requerits i s’implanten satisfactòriament en PIMEs.  Aquest és el cas de l’informe “ERP in SME 2011: Setting the Stage for Growth” realitzat per Abeerden Group que diu, entre altres coses, que el 77% de les PIMEs han implantat alguna solució ERP.

Des de la meva experiència, havent intervingut en la selecció d’un ERP i implicant-me al màxim en la seva integració dins l’empresa, no puc fer més que constatar que l’experiència d’implantar-lo és susceptible de ser un fracàs sense la implicació total a nivell directiu.

II. IMPLICACIÓ DEL PERSONAL

És la segona decisió, i una de les més importants, que determinarà la magnitud de l’èxit en els resultats.  És vital que durant el començament, el desenvolupament i el desenllaç de la implantació del software hi intervinguin persones clau del negoci donat que coneixen amb profunditat el seu funcionament i ajudaran a obtenir una eina que s’ajusti a les necessitats reals, plantejant en tot moment la conveniència dels passos que s’hauran de seguir en la gestió de cada àrea del negoci.

Així, convé definir els grups de treball i les funcions que realitzaran i, fins i tot, cal que  gerència hi prengui part.  Un ERP afecta a tots nivells en l’organització de l’empresa.

Per treballar en el sentit adequat, cal que el partner (empresa consultora) faci l’exercici d’analitzar globalment quins són els processos que tenen lloc i com es poden millorar i gestionar amb el software.  Conceptualment, el partner haurà de fer molts esforços per poder portar a la pràctica el més convenient pel client i per això, aquest últim haurà de transmetre adequadament tota la informació necessària.

No es pot associar l’èxit de la implantació només al treball de l’empresa implantadora sinó que es tracta de la suma d’esforços partner – client.  És més, sense una bona sinèrgia ni l’aportació del potencial humà necessari per part del client, la implantació fracassarà.

És important organitzar reunions periòdicament i establir els mètodes i processos que han de tenir lloc.  A la vegada, cal avaluar si el que s’ha fet és prou sòlid i, tot seguit, redactar la documentació pertinent per fer la futura formació al personal que utilitzarà l’aplicació i mantenir la base de dades en un bon estat de salut.

Make a comment:

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s